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行政助理的职业规划:行政助理发展方向

日期:2011-09-02 点击:

  什么是行政助理

  行政助理是行政部门的初级职员,在各种行政事务方面为员工服务,主要工作有安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理,完成文件归档等各种琐碎工作。

  由于行政助理职位对所学专业并没有严格要求,入职的门槛低,工作相对较轻松,再加上几乎所有的公司都需要此类职位的人员,因此行政助理成为毕业生求职的主要目标之一。

  行政助理基本要求/任职资格

  1、一般需要大专以上学历

  2、熟悉电脑的使用,熟练掌握Microsoft Word、excel、PowerPoint等办公软件

  3、良好的沟通能力,较强的组织协调能力

  4、责任心强,处事有耐心

  行政助理的岗位职责/行政助理的工作内容

  由于各公司经营类别不同,公司管理结构也存在不同,因此在不同的公司中,行政助理的岗位职责也是不同的。不过行政助理主要是协助行政经理进行各项行政工作。具体来说,一般包括以下几点:

  1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

  2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理

  3、会务安排:做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

  4、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作

  5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

  6、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等

  7、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作

  行政助理的职业困惑

  行政助理属于辅助性的行政岗位,一般在工作了一段时间后通常都会产业职业困惑,行政助理的职业困惑主要表现为以下三点:

  1、职业倦怠感

  由于行政助理从事的工作,内容琐碎、繁杂、细致、重复性高,缺少成就感,因而很容易产生倦怠感

  2、职业发展遭遇天花板

  行政助理不是公司的核心业务岗位的关键人员,因而往往得不到管理层的重视,再加上不能为公司创造直接的利润,因而,在公司内部,行政助理类辅助性岗位人员的升职、加薪机会远少于核心业务部门人员。

  3、年龄危机

  不可否认,行政助理人员的年龄趋向年轻化,可以不客气的说,这个职位有吃青春饭的倾向。因此,在行政助理职位上待几年后,会越来越有职业危机感。

  怎样解决行政助理岗遇到的这些职业困惑?必须要制定合理的职业规划,使自己保持有清晰的目标,并付诸有效的行动方案。

  行政助理的职业发展/行政助理发展方向

  行政助理在日常工作中,除了做好自己的本职工作外,还要注意多总结学习,如想在管理方面发展,应该根据实际需要,渐渐开始学习企业行政管理的六大模块(流程制度、会务外联、文印资质、档案资料、采购资产、后勤安保六大类管理及服务工作)中的一个模块。

  一般而言掌握一个模块的内容就可以做行政专员,而当精通一个模块并掌握了多个模块后,有能力任职行政经理职位。

  行政助理→行政专员→行政经理/办公室主任/人事部经理

  如果不想在行政管理方面发展,可以考虑转向人力资源。行政助理在日常工作中也经常会接触到招聘员工、面试安排以及薪酬福利的执行等方面,平时注意多观察多学习,也可以转向这方面发展。

  行政助理→人力资源助理→招聘专员/薪酬福利专员……→招聘经理/薪酬福利经理/人力资源经理

  关于人力资源方向的职业发展,具体可以参照:人事助理的职业规划:人事助理的发展方向

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     行政助理需要在工作过程中注意什么?

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